ilkay holt Ihrem Team die Zeit zurück.

Komplizierte Verwaltung und verstreute Informationen kosten in der Jugendhilfe täglich Zeit — Zeit, die bei den Familien fehlt. ilkay holt sie zurück.

Gehostet in
Deutschland
Entwickelt aus der
Praxis der Jugendhilfe

Kostenlos testen So arbeitet ilkayInfos

Dokumentation die Zeit frisst?Muss nicht sein.

Der Bericht ist noch offen. Die Zeiten sind noch nicht erfasst. Und eigentlich wollten Sie längst beim nächsten Termin sein. Genau daraus ist ilkay entstanden: ein digitaler Assistent für Jugendhilfeträger, entwickelt aus der täglichen Praxis, mit einem tiefen Verständnis dafür, wie soziale Arbeit wirklich funktioniert. ilkay verbindet Automatisierung, durchdachtes Design und echtes Praxiswissen zu etwas, das sich nicht wie Software anfühlt, sondern wie Unterstützung.

Nach alten Notizen wühlen.

Alles sofort griffbereit.

Lange auf den leeren Bericht starren.

Der erste Entwurf steht schon.

Daten doppelt und dreifach eingeben.

Einmal eingeben. ilkay merkt sich den Rest.

Vor dem Hilfeplangespräch alles zusammensuchen.

ilkay hat die Vorbereitung schon erledigt.

ilkay ist kein System.Er ist ein Kollege.

Sie kennen Software, die wartet, bis Sie sie bedienen. ilkay ist anders. Er denkt mit, bevor Sie fragen müssen. So wie ein Kollege, auf den Sie sich verlassen können. Jemand, der nicht erst nachfragt, wenn schon etwas fehlt, sondern vorher schon mitgedacht hat. Der nicht wartet, bis Feierabend ist, um zu merken, was liegen geblieben ist. Was das konkret bedeutet, zeigt sich nicht in einer Funktionsliste, sondern in Momenten, die sich dann anders anfühlen als vorher.

Nimmt Ihnen ab, was sich wiederholt

Was früher an mehreren Stellen eingegeben werden musste, u. a. die Fallnummer, die Kontaktdaten, erfassen Sie jetzt nur noch einmal. ilkay trägt es überall dort ein, wo es hingehört und ergänzt es automatisch.

Denkt immer für Sie mit

Sie geben die wichtigsten Punkte ein, ilkay erkennt, was daraus folgt: welche Vorlage passt, welche Angaben noch fehlen, was wohin gehört und was z. B. in den Bericht muss. Sie prüfen und geben frei, den Rest hat ilkay schon vorbereitet.

Verbindet, was sonst getrennt läuft

Was Sie in der Fallakte notieren, taucht von selbst in der Abrechnung und der Dokumentation wieder auf. Fallakten, Zeiterfassung und Abrechnung laufen nicht mehr nebeneinander her, sondern greifen ineinander und liegen nicht in einer anderen Akte oder bei einer anderen Person.

Sag es einfach ilkay:

„Hey ilkay, ich will einen Termin von ‚Jonas Wesselman‘ dokumentieren.“

So arbeitet ilkay

Gesprochen, nicht mehr abgetippt. Aus Ihrer Zusammenfassung wird eine Notiz.

Sie sprechen kurz, was gerade wichtig ist, im Auto, zwischen zwei Terminen, direkt nach dem Gespräch mit der Familie. ilkay hört mit, transkribiert und erkennt, wo welche Notiz hingehört. Ein Name, ein Datum, ein Stichwort zur Maßnahme, mehr braucht es nicht, damit alles am richtigen Platz landet. Abgetippt wird nichts mehr, nachträglich zugeordnet auch nicht. Sie sprechen, ilkay ordnet ein, geprüft und freigegeben in einem Klick.

Fertig, bevor Sie im nächsten Termin sind. Aus Ihren Worten wird ein Bericht.

ilkay formuliert aus Ihren Worten den fertigen Text, mit passender Struktur und den richtigen Formulierungen für die Vorlage. Kein leeres Feld, vor dem Sie sitzen, kein Satz, den Sie dreimal umschreiben. Sie lesen drüber, ändern, was Ihnen wichtig ist und geben anschließend die finale Freigabe. Der Bericht steht bevor der nächste Termin beginnt.

Ihr Bericht ist fertig und ilkay hat längst erkannt, was zählt.

Während Sie dokumentieren, liest ilkay mit und erkennt, was über die reine Notiz hinausgeht. Eine neue Ressource, eine spürbare Entwicklung, beides fällt auf, ohne dass Sie extra danach suchen müssen. Sie sehen es direkt im Fall, an der richtigen Stelle einsortiert. Sie können es dann prüfen und freigeben. Alles zahlt auf die Hilfeziele ein.

Einmal sprechenstatt lange tippen

Automatisch erkanntaus Ihren Worten

Sie geben freinichts ohne Ihr okay

Der Überblick –der Ihnen Zeit verschafft.

Steigt der Personalbedarf in einem Monat, zeigt ilkay das frühzeitig. Nicht erst dann, wenn Schichten nicht mehr besetzt werden können. Sie sehen, wo es eng wird und haben Zeit zu planen, statt kurzfristig umzudisponieren.

Bei der Umsatzentwicklung sehen Sie nicht nur die Zahl, sondern den Trend dahinter: ob es nach oben oder unten geht und wie stark. Auch ob sich das über einzelne Standorte oder Maßnahmen unterschiedlich entwickelt, sehen Sie auf einen Blick. So erfahren Sie früh genug, was auf Sie zukommt, statt erst zu reagieren, wenn es bereits eng wird.

Der Überblick entsteht nicht durch eine weitere Tabelle, die Sie selbst zusammenstellen müssen. Er ist einfach da, wenn Sie ihn brauchen.

Eine Assistenz.Für jede Rolle auf ihre Weise.

Was alle verbindet, die in der Jugendhilfe zusammenarbeiten: Sie greifen auf dieselben Informationen zu und sind darauf angewiesen, dass diese vollständig, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar sind. In der Praxis entstehen hier Brüche. Informationen werden mehrfach erfasst, Prozesse laufen parallel und Abstimmungen kosten Zeit, die niemand hat. ilkay ändert das, nicht mit einem weiteren System, sondern als Assistent, der so arbeitet wie jemand, dem man vertraut.

Fachkraft

Die Fachkraft hat den Kopf frei.

Weniger Doku-Aufwand
Mobil erfassen
Mehr Zeit für Menschen

Dokumentation & Berichte
Sprachsteuerung
KI-Assistenzsystem
Chatbot / Digitaler Assistent
Klienten-App / Portal

Verwaltung

Die Verwaltung hat Daten, die stimmen.

Einmal erfasst
Sauber weiterverwendet
Weniger Rückfragen

Zeiterfassung
Rechnungswesen
Automatisiertes Rechnungswesen
Bankintegration
Document Builder
Stammdatenverwaltung

Leitung

Die Leitung hat einen Überblick, der belastbar ist.

Auslastung & Kennzahlen im Blick
Fristen, Gefährdungen im Blick
Keine neue Komplexität

Management-Dashboard
Predictive Analytics
Benutzerverwaltung
Sicherheit & Datenschutz

Sensible Daten brauchen besonderen Schutz.Bei ilkay ist das die Grundlage, kein Zusatz.

ilkay verbindet höchste Datenschutzstandards mit einer Nutzererfahrung, die sich anfühlt wie echte Unterstützung – nicht wie zusätzlicher Aufwand.

Hosting in Deutschland. DSGVO-konform.
Jede Person sieht nur, was sie sehen soll – klare Rollen und Rechte.
Nachvollziehbar und revisionssicher: Wer hat wann was getan.
Weitergabe nur mit dokumentierter Einwilligung.

Warum ilkay
ilkay heißt

ilkay ist ein Kollege. Kein eingestellter Digitalexperte. Einfach jemand, der verstanden hat, wie Dinge funktionieren, und geholfen hat, wenn etwas nicht lief. Für alle um ihn herum war das ein Geschenk: Abläufe wurden einfacher, der Kopf freier, die Arbeit mit Menschen rückte wieder in den Vordergrund.

Irgendwann wurde die Frage unvermeidlich: Was, wenn nicht nur ein Träger einen ilkay hätte?

Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie ilkay Ihnen den Alltag erleichtert. Sind Sie dabei?

Wir entwickeln ilkay mit Trägern aus der Praxis. Ihr Feedback formt das Produkt. ilkay hilft Ihnen heute und wird mit Ihnen jeden Tag besser. Sprechen wir über die nächsten Schritte.

Keine Kosten in der Pilotphase · Wir melden uns persönlich · Keine Newsletter-Flut

Häufige Fragen

Wann ist ilkay verfügbar?

Wir entwickeln ilkay aktuell gemeinsam mit ersten Trägern aus der Praxis. Der Start ist für Anfang 2027 geplant. Wenn Sie dabei sein möchten, finden wir einen realistischen Zeitpunkt für Ihre Organisation.

Was kostet ilkay?

In der aktuellen Testphase entstehen für Sie keine Kosten. Danach kostet ilkay als reguläres Produkt 35 € pro Lizenz und Monat, inkl. MwSt. Wie viele Lizenzen zu Ihrer Organisation passen, besprechen wir im persönlichen Gespräch.

Sind unsere Daten sicher?

Ja. ilkay wird in Deutschland gehostet und arbeitet DSGVO-konform. Klare Rollen- und Rechtekonzepte sorgen dafür, dass jede Person nur sieht, was sie sehen soll und jeder Zugriff ist nachvollziehbar dokumentiert.

Für welche Träger ist ilkay gedacht?

Für Träger, die Maßnahmen nach § 27 SGB VIII anbieten. ilkay wurde aus der täglichen Praxis heraus entwickelt und wächst mit den Anforderungen, die in genau diesem Arbeitsfeld entstehen.

Müssen wir unser bestehendes System sofort ablösen?

Nein. Wir schauen uns an, wo ilkay am meisten entlastet und finden einen Weg, der zu Ihrem bestehenden Alltag passt, ohne dass Sie von einem Tag auf den anderen alles umstellen müssen.

Was passiert, wenn ich mich anmelde?

Wir melden uns persönlich bei Ihnen, keine automatisierte Newsletter-Anmeldung. Wir schauen uns an, wie ilkay in Ihrer Organisation aussehen könnte, und besprechen die nächsten Schritte.